如何加强资料管理档案归档整理技巧资料管理软件

2020-03-14 22:06

  由教育部发展规划司指导,教育部学校规划建设发展中心和复旦大学共同主办,以满足基层教育统计人员和教育管理者在线培训需求为目的,全面、全时、全员信息化学习平台。

  当前疫情形势依然严峻复杂,我们仍需稳抓稳打,做好防控工作。居家整洁才能保持健康卫生,教育统计工作也一样,规范的档案管理是教育统计工作有序开展的重要环节。不妨对学校教育统计档案做个彻底的大扫除吧。本篇精选案例中汲取档案管理的新思路和新方法,有助于解决档案管理过程中的棘手问题。

  学校教育事业统计档案的内容来源于学校管理和教学实践活动中的各个环节,其数量、种类之多,给教育事业统计档案管理带来了很大的难题,比如:

  如何解决这些管理难题,使教育事业统计档案规范呈现?本篇案例作者结合多年的教育事业统计档案管理工作实践,引入了“5S”管理方法,进一步提升学校教育事业统计档案的管理水平,具有很好的推广价值。

  本案例重点阐述了学校教育统计纸质档案管理的重要性、存在的问题和采取的创新管理方法。在此基础上,案例深入细致地阐述了统计资料的整套装订方法、归档流程以及未来的发展趋势。经过多年工作实践的不断完善,学校统计档案管理逐步规范化、制度化,也得到省市教育行政部门的高度肯定,拟在全省推广使用。

  周老师撰写的《学校教育统计档案的5S管理方法》,针对学校教育统计档案管理过程中存在的实际问题,逐层分析,创新性地提出“5S”管理方法,丰富了学校教育事业统计工作的理论与实践,填补了学校教育统计工作规范管理方面的不足,具有很强的指导性、操作性和推广价值。

  西师附小的《学校教育统计档案的5S管理方法》,创造性地运用了企业管理的“5S”模式解决教育统计档案管理问题。该案例很好地解决了现实中归档资料不全、组卷不规范、人员缺失、保管不合理、统计档案管理缺位、教育统计档案管理制度不健全等问题。

  学校教育事业统计档案是教育统计工作过程的真实记述和呈现,是统计数据可以追本溯源的重要依据。即使在电子档案加速发展的信息技术时代,纸质档案也是教育统计档案中不可替代的组成部分。因此,做好原始纸质统计档案管理,使教育统计纸质档案和电子档案发挥所长,共存共荣,共同为教育管理决策和社会公众提供更加全面的信息服务。

  只有细化纸质档案管理的基础性工作,加强规范性建设,才能不断提高服务水平和管理水平。5S起源于日本,最早作为企业管理的一种模式。所谓5S,即整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、安全(Safety)、素养(Shitsuke)5个档案管理的环节。西师附小周老师创造性地将5S管理方法引入学校教育事业统计档案管理工作中,结合教育事业统计档案特点对这5个环节进行了详细分析,并通过对教育事业统计档案的认真梳理、反复论证,使得“5S”管理办法与教育事业统计档案实现了较好的结合。

  整理(Seiri):舍弃不必要的文件、资料,只保留统计过程中形成的资料及原始数据记录、台账等,按要求进行分类整理。

  整顿(Seiton):对分类整理好的统计资料明确标识、进行科学合理的布置和摆放,比如以永久、长期(30年)、短期(10年)等进行分类编号。

  清扫(Seiso):加强清洁力度,对工作人员进行排班、值班,定期打扫,保证档案室的干净和整洁。

  安全(Safety):给统计档案创造一个良好的储存环境,树立安全第一的观念,防患于未然。

  素养(Shitsuke):对档案室工作人员的培训和学习力度,不断提升学校统计人员的品质,这是“5S”的核心。

  教育事业统计档案管理中常见的问题有以下5种,周老师深入分析了其发生的原因,并结合“5S”管理方法提出了处理方案。

  西师附小形成了独具特色的“5S”统计档案管理工作方法,历年的报表、统计台账、原始记录资料都装订得非常专业,外观干净整洁,内容也排列有序,在教育统计数据核查工作中得到了检查组的高度认可。